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09. Oktober 2025

Checkliste für Eigentümer: Woran du in 5 Minuten erkennst, ob deine Hausverwaltung taugt

„Meine Verwaltung ist schon okay.“ Diesen Satz höre ich oft – und er bedeutet meistens: Eigentlich läuft es schlecht, aber ich weiß nicht, wie ich es prüfen soll.

Das Problem: Hausverwaltungen arbeiten oft im Verborgenen. Eigentümer sehen am Ende eine Abrechnung und ein paar Beschlüsse – und nehmen das als gegeben hin. Ob dahinter Kompetenz, Struktur und Weitsicht steckt, bleibt meist unklar. Genau deshalb brauchen Eigentümer eine einfache Methode, ihre Verwaltung zu bewerten. Kein Gutachten, keine 50 Seiten Prüfbericht. Sondern eine schnelle 5‒Minuten‒Checkliste, die sofort zeigt, ob die Verwaltung ihren Job macht – oder ob es Zeit ist zu wechseln.

1. Erreichbarkeit:

Ruft deine Verwaltung zurück?

Das klingt banal, ist aber entscheidend. Eine gute Verwaltung zeichnet sich nicht durch bunte Prospekte oder große Namen aus, sondern durch Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit. Frage dich:

Wie schnell bekomme ich eine Antwort auf meine E-Mail?
Werde ich innerhalb von 48 Stunden zurückgerufen?
Oder muss ich dreimal nachhaken, bis sich jemand meldet?

Warnsignal: Wenn du länger als zwei Tage warten musst, ist das kein Service, sondern ein Risiko. Verzögerte Kommunikation führt fast immer zu verzögerten Entscheidungen – und das kostet am Ende Geld.

2. Abrechnungen:

Transparent oder Rätselraten?

Nebenkosten- und Jahresabrechnungen sind das Herzstück der Verwaltung. Eine gute Verwaltung liefert pünktlich, fehlerfrei, nachvollziehbar. Frage dich:

Liegen die Abrechnungen jedes Jahr fristgerecht vor?
Kann ich jede Zahl nachvollziehen – oder bleiben Fragen offen?
Werden Belege bereitgestellt, ohne dass ich betteln muss?

Warnsignal: Verspätete, unklare oder fehlerhafte Abrechnungen. Sie deuten nicht nur auf schlechte Organisation hin, sondern bergen auch rechtliche Risiken.

3. Rücklagenmanagement:

Reicht das Geld wirklich?

Viele Eigentümer unterschätzen, wie wichtig Rücklagen sind. Zu niedrige Rücklagen bedeuten: Sonderumlagen bei der nächsten Sanierung. Zu hohe Rücklagen: unnötig gebundenes Kapital. Frage dich:

Weiß ich, wie hoch die Rücklagen meiner WEG sind?
Gibt es einen klaren Sanierungsplan für die nächsten 10–15 Jahre?
Oder arbeitet die Verwaltung nur „von Jahr zu Jahr“?

Warnsignal: Keine klare Übersicht, keine Strategie. Eine Verwaltung, die Rücklagen nicht plant, ist wie ein Pilot ohne Flugplan.

4. Digitalisierung:

Papierchaos oder Transparenz?

Wir leben im Jahr 2025 – und trotzdem arbeiten viele Verwaltungen noch wie 1995. Frage dich:

Habe ich Zugriff auf ein Eigentümerportal oder digitale Dokumente?
Kann ich Schäden online melden und deren Bearbeitung verfolgen?
Oder bekomme ich noch Kopien per Post und handschriftliche Zettel?

Warnsignal: Keine digitalen Systeme. Das bedeutet nicht nur langsame Abläufe, sondern auch Intransparenz.

5. Kommunikation und Proaktivität:

Meldet sich die Verwaltung von selbst?

Eine gute Verwaltung ist nicht reaktiv („wir kümmern uns, wenn Sie sich melden“), sondern proaktiv. Sie informiert Eigentümer regelmäßig über Projekte, Sanierungen und Risiken – ohne dass man nachfragen muss.

Frage dich:

Bekomme ich regelmäßige Updates – oder nur Informationen, wenn ich dränge?
Macht die Verwaltung Vorschläge (z. B. Energieoptimierung, Kosteneinsparungen)?
Oder beschränkt sie sich auf das Allernötigste?

Warnsignal: Funkstille. Eine Verwaltung, die nicht proaktiv denkt, schützt dein Vermögen nicht – sie verwaltet es passiv.

6. Konfliktmanagement:

Ruhe bewahren oder Streit schüren?

WEG-Versammlungen sind oft emotional. Eine gute Verwaltung hält die Zügel in der Hand, strukturiert Diskussionen und sorgt für Entscheidungen.

Frage dich:

Verlaufen die Versammlungen geordnet und zielgerichtet?
Fühle ich mich durch die Verwaltung moderiert und unterstützt?
Oder enden die Abende regelmäßig im Chaos?

Warnsignal: Eskalationen und endlose Diskussionen, weil die Verwaltung nicht führen kann.

7. Netzwerke:

Arbeitet meine Verwaltung mit Profis?

Reparaturen und Sanierungen sind teuer – außer man hat ein gutes Netzwerk aus verlässlichen Handwerkern und Dienstleistern.

Frage dich:

Hat meine Verwaltung ein stabiles Netzwerk?
Werden mehrere Angebote eingeholt – oder immer die „üblichen Verdächtigen“ beauftragt?
Habe ich das Gefühl, dass Preis und Leistung passen?

Warnsignal: Intransparente Auftragsvergabe, immer die gleichen Handwerker, keine Vergleichsangebote.

Die 5‒Minuten‒Regel:

Zähle deine Warnsignale

Nimm dir fünf Minuten, geh die sieben Punkte durch und markiere ehrlich deine Antworten.

0–1 Warnsignale → Deine Verwaltung ist wahrscheinlich solide.
2–3 Warnsignale → Alarmstufe Gelb: Zeit für ein ernstes Gespräch.
4+ Warnsignale → Alarmstufe Rot: Deine Verwaltung kostet dich Geld, Zeit und Nerven. Wechsel dringend prüfen.